PDCA-stappenplan ICT keuze maken

Stappenplan bij het inkopen van ICT-producten

Het inkopen van ICT-producten is niet niets, zeker niet bij het aanschaffen van duurdere producten. Een koptelefoon is vaak geen probleem, maar een smartbord of complete software pakketten is een ander verhaal.

Om u hierbij te helpen bestaat het PDCA-stappenplan. Dit staat voor Plan, Do, Check en Act.

Plan
Het is sterk aan te raden om even goed te zitten en een plan te maken, dit kan een hoop kopzorgen en geld besparen. Denk aan een werkgroep waarbij alle betrokken personen diens mening kan geven over het te kopen ICT product voor uw onderwijsinstelling. Maak vooral duidelijk wat er concreet moet worden ingekocht en waar de producten aan moeten voldoen.

Do
Bekijk welke producten er op de markt zijn. Zorg dat het plan al in het hoofd zit, niet andersom! Ga na wat de kosten/baten zijn van de producten en check meer dan één leverancier. Denk er aan dat direct groot inkopen niet altijd het voordeligst is op langere termijn. Soms is het beter een methode of (software) product kleinschalig te testen.

Check
Voldoen de gevonden producten echt aan de wensen? Wellicht doet het te weinig of zelfs te veel, met als gevolg dat de kosten te hoog liggen. Ga ook na of het inkopen bij losse organisaties goedkoper is. Een voorbeeld is het inkopen van Tablet of computers bij bedrijf A. Vervolgens kan het inkopen van koptelefoons voor uw school goedkoper zijn via bedrijf B die hier in is gespecialiseerd.

Act
Dit is de laatste stap, pas het plan naar aanleiding van de check aan. Bekijk het geheel nog eens goed en bepaal of dit echt een waardevermeerdering voor uw instelling is.

En nu duidelijker
De PO-Raad heeft samen met de VO-raad en kennisnet een mooi PDF bestand gemaakt waar alle stappen duidelijk zijn omschreven. Dit plan is bruikbaar voor alle overheidsinstellingen. U kunt de paper Slim ICT inkopen in het onderwijs hier downloaden.

Foto: Erik Gregg

Een gedachte over “Stappenplan bij het inkopen van ICT-producten

Geef een reactie